Am Tag der Hochzeit zählt eine gute Organisation und dazu gehört ein optimal strukturierter Tagesplan. Der Tagesplan wird allerdings nicht erst kurz vor der Hochzeit erstellt. Bereits nach dem die Location gebucht wurde, wird ein grober Ablaufplan geschrieben.
Hier geht es vorerst darum, dem Tag bereits von Anfang an eine gewisse Struktur zu geben. Legt fest, wann die Trauung beginnen soll, wie lange der Sektempfang gehen soll, wann das Dinner stattfinden soll und wann der Eröffnungstanz ist. Dieser grobe Ablaufplan, wird nun Schritt für Schritt in einen detaillierten Tagesplan umgewandelt.
Wofür brauchen wir einen Tagesplan?
Der Tagesplan ist wichtig, damit ihr euren Hochzeitstag genießen könnt und unnötiger Stress vermieden wird. Ihr solltet den Tagesplan bereits einige Tage vor der Hochzeit an alle Dienstleister und die Location schicken. Alle Beteiligten werden froh sein, einen genauen und detaillierten Tagesplan zur Orientierung zu erhalten.
Wenn ihr einen Zeremonienmeister / Wedding Day Coordinator bucht, wird dieser den Tagesplan für euch erstellen und auch die Koordination am Tag der Hochzeit übernehmen.
Wie strukturiert man einen Tagesplan richtig?
Da es für euch nicht alltäglich ist eine Hochzeit zu planen, kann es schwierig werden, die Zeiten korrekt einzuschätzen. Der erste Punkt, der auf den Tagesplan kommt, ist die Trauung. Sie ist der zentrale Punkt um den nun herumgebaut wird. Von der Trauung aus, rechnet ihr entweder zurück (für das Styling) oder vor (für Sektempfang, Dinner etc).
Fragt eure Dienstleister nach Einschätzungen, sie können euch sagen, wie viel Vorlaufzeit sie benötigen und wann sie planen anzukommen. Eure Stylistin wird euch nach dem Probestyling sagen können, wie viel Zeit sie benötigt. Wenn ihr ein Getting Ready Shooting gebucht habt, solltet ihr euch dafür nach dem Styling noch ein bisschen Zeit einplanen. Dasselbe gilt natürlich, wenn ihr einen First Look vor der Trauung machen wollt. Für das Getting Ready Shooting und den First Look könnt ihr euren Fotografen um Rat fragen, er wird euch sagen wie lange er benötigt. Rechnet euch aber dennoch hin und wieder Zeitpuffer ein, ihr solltet nicht bereits vor der Trauung in Stress geraten.
Nun habt ihr alles was vor der Trauung anfällt bereits mit eingerechnet und wisst wann ihr mit dem Styling starten müsst, um pünktlich zur Trauung fertig zu sein. Weiter geht es nun mit der Trauung, fragt auch hier den Pfarrer oder Trauredner wie lange die Trauung dauern wird, somit könnt ihr einschätzen wann der Sektempfang starten wird. Die Dauer des Sektempfangs varriert, je nachdem wie viele Gäste ihr habt und was ihr für den Sektempfang alles geplant habt.
Die Zeit des Sektempfangs sollte angemessen sein, euren Gästen soll nicht langweilig werden aber sie sollen auch nicht erschöpft sein von zu vielen Programmpunkten. Lasst euch für die Dauer des Dinners von dem Caterer bzw. der Location beraten. Leider kann man all das nicht pauschal beantworten, da jede Hochzeit unterschiedlich ist. Plant während dem Dinner, zwischen den Gängen auch Pausen für Reden ein.
Wichtige Tipps
- Plant Zeiten für die Strecken ein, die mit dem Auto zurück gelegt werden müssen. Rechnet auch damit, dass es einen Stau oder Unfall auf dem Weg geben könnt, plant also genug Zeitpuffer ein.
- Wenn ihr keinen Wedding Day Coordinator habt, sprecht mit jedem Dienstleister und klärt mit ihm wie viel Zeit er benötigt und wann er plant anzukommen.
- Vermerkt auf dem Tagesplan unbedingt die Kontaktdaten aller Dienstleister, sowie einen Ansprechpartner für die Dienstleister (in der Regel der Wedding Day Coordinator).
Ich hoffe, es fällt euch nun ein bisschen leichter euren Tagesplan zu schreiben. Wenn ihr Hilfe benötigt, freue ich mich über eine Nachricht von euch! Generell kann ich es euch nur ans Herz legen, einen Wedding Day Coordinator zu buchen. Was genau dieser tut und warum er so wichtig ist, könnt ihr hier nachlesen: https://www.weddingperfection.de/post/wedding-day-coordinator.